トヨタループス株式会社は、印刷・製本および郵便物の仕分け・配送、廃棄書類のシュレッダー、不用ＰＣデータ消去等の受託業務を基盤とした事業活動を行う上で、個人情報を取り扱うことの重要性と責任を十分に認識し、個人情報保護の遵守と正確かつ安全な管理に努めます。
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私たちは、個人情報保護に関する諸法令や、国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報の適切な取り扱い、保護、管理に努めます。
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私たちは、事業内容及び規模を考慮した適切な範囲内で個人情報を公正かつ適正に取得し、目的以外の利用は行いません。また当社社員の個人情報についても同様に取り扱います。
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私たちは、取り扱う個人情報を厳正な管理下に置き、漏えいや滅失、き損、改ざんなどの防止に努めます。また万一事故が発生した場合、適切な是正処置を講じます。
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私たちは、個人情報保護に関する個人情報マネジメントシステムを定め、徹底して運営していくとともに、定期的な見直しを行うことで継続的改善に努めます。
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私たちは、取り扱う個人情報について、開示、訂正、利用停止、削除、及び苦情、相談等のお問い合わせがあった場合、迅速かつ適正に対応します。
2010年4月1日制定
2018年7月1日改定
トヨタループス株式会社
代表取締役社長 森川 茂樹
当社では、個人情報を厳重に管理するために、以下の内容を実施します。
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当社は、個人情報を安全に管理するために以下のような措置を講じています。
- 基本方針の策定
個人情報を適正に取扱うため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
- 個人情報の取扱いに係る規程の整備
個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置
個人情報の安全管理に係る「個人情報管理責任者」、個人情報の取扱い状況を定期的に監査する「個人情報監査責任者」を設置するとともに、
法令や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています
- 人的安全管理措置
入社時、及び退職時に、秘密保持に関して従業員と「誓約書」を締結しています。また、「個人情報の取扱い」について、入社時の社員研修、年１回の社員教育を実施しています。
- 物理的安全管理措置
ＲＦＩＤタグにより不法侵入を防止するとともに、担当業務の内容に応じて、アクセス権のない社員は入室できないよう入退室管理を行っています
- 技術的安全管理措置
アクセス制御により担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するとともに、個人情報を取り扱う情報システムを
外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています
- 外的環境の把握
現在、国外での個人情報の取扱いはありません。
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当社では、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。
また、当社が書面(電子的方式、磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む)によりご本人から直接取得する個人情報については、原則として利用目的を個別に明示いたします。
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当社とお取引関係にある個人又は法人の従業者の方の個人情報
- 当該お取引を遂行するための連絡、受発注及び決裁等のため
- 受託業務における印刷物の印刷・製本・データ入力、加工のため
- 受託業務における郵送物の仕訳・配送のため
- 受託業務における社外者通門証発行のため
- 受託業務におけるＰＣ廃棄、不用書類裁断のため
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当社への採用応募者の方に関する個人情報
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お問い合わせや会社見学で来社されるお客様の個人情報
- 事前確認、打ち合わせなどの連絡や対応管理、関連資料準備のため
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当社の従業者及び退職者並びにその家族の方に関する個人情報
- 労務管理及び社会保険・労働保険事務及び処置のため
- 福利厚生等の諸施策、広報活動のため
- 労働関係の法令に定められた義務の履行のため
- グループ会社での労務管理、人事評価のため
- 派遣先・請負先への業務遂行のため
(※)当社が前項に記載された以外の目的で個人情報を利用しようとする場合は、事前にご本人にその旨をお知らせし、同意を得た上で利用いたします。
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個人情報は、ご本人様確認の上、開示・訂正等を行います。ただし、受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。
(※)詳細につきましては、下記の個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。
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個人情報に関するご相談・苦情は、以下の受付窓口までお申し出ください。
個人情報管理事務局
受付時間 月曜日～金曜日(春季連休・夏季休暇・年末年始を除く)9：00～17：00
TEL 0565－26－1009
FAX 0565－26－1016
E-mail privacy@toyota-loops.co.jp
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(認定個人情報保護団体)
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号 03－5860－7565 /0120－700－779
「個人情報保護に関する法律」に基づき、ご本人からご自身の開示対象個人情報に関する開示、利用目的の通知、訂正、追加又は削除、利用停止等、又は第三者提供記録開示のご請求があった場合は、ご本人(もしくは正当な代理人)からの請求であることを確認の上で迅速に対応させていただきます。
ただし、次の場合には情報の全部または一部を開示できないことがあります。
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ご本人、または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある場合
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当社の適正な業務実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
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法令に違反する場合
開示対象となる個人情報
開示対象となる個人情報は、当社のデータベース、または検索可能な状態に整理された当社の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、当社が業務受託しているに過ぎず、当社に開示等の権限がない個人情報につきましては開示対象となりません。
開示対象となる個人情報の利用目的
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当社社員採用活動における個人情報
⇒採用選考のために利用致します。
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社員個人情報
⇒就労時の人事・労務管理のために利用致します。
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当社へのお問合せ、来訪されたお客様の個人情報
⇒連絡、対応管理、関連資料準備のために利用いたします。
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個人情報の開示請求の手続き
下記の「個人情報管理事務局」にご連絡下さい。当社指定の「開示対象個人情報/第三者提供記録の開示等申請書」を郵送またはメールでお送りいたしますので、請求項目(開示・訂正・利用停止)など必要事項を記載いただき、必要書類、手数料(切手)を同封の上、「個人情報管理事務局」宛にご郵送下さい。
申請用紙はダウンロードでもご入手いただけます
【 申請用紙ダウンロード(PDF形式) 】
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同封いただくもの
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請求者本人であることの確認
社員証、運転免許証(両面)、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを同封して下さい。
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手数料(切手)
申請書一通のご請求につき６３０円(税込み)の手数料がかかりますので、相当金額分の切手を同封して下さい。
- (※)原則ご本人からの請求のみを受け付けますが、やむを得ない理由により、ご本人から委任された代理人が請求を行う場合は、①、②のほかに、ご本人とのご関係を示す書類(戸籍謄本等)と、代理人本人である確認資料(運転免許書のコピー等)を同封して下さい。
- (※)開示等の請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。また委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、この件に関する個人情報は、ご請求に対する回答が終了しましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。
- (※)提出書類によってご本人及び代理人ご本人であることが確認できない場合は開示の請求には応じられません。その旨をご連絡させていただいた上で、確認書類を再提出いただくか、もしくはご送付いただいた書類と手数料の切手(恐縮ですが、返信分の料金を差し引かせていただきます)を、差出人様宛に返送させていただきます。
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開示等請求申請の送付／お問い合わせ先
〒471-8571 愛知県豊田市トヨタ町15番地1
トヨタループス株式会社
個人情報管理事務局
受付時間 月曜日～金曜日(春季連休・夏季休暇・年末年始を除く)9：00～17：00
TEL 0565－26－1009
FAX 0565－26－1016
E-mail privacy@toyota-loops.co.jp
